skip to Main Content

Pivacybeleid EasyBroker, handelsnaam van Easybroker B.V., gevestigd aan de Herenweg 115 te Heemstede, Nederland, ingeschreven met KvK nummer 5960607, hierna te noemen ‘EasyBroker ’

Binnen EasyBroker wordt veel gewerkt met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de relaties voor het goed uitvoeren van de met EasyBroker contractueel overeengekomen taken of de bij EasyBroker aangevraagde verzoeken. De relatie moet erop kunnen vertrouwen dat EasyBroker zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook EasyBroker mee met nieuwe ontwikkelingen.Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. EasyBroker is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder anderedoor maatregelen te nemen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie engebruikerscontrole.

Het bestuur speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. EasyBroker geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen vanEasyBroker. Dit privacy beleid van EasyBroker is in lijn met het algemene beleid van EasyBroker en de relevante nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

EasyBroker is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacybeleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uitgangspunten

EasyBroker gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. EasyBroker houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, zorgvuldig en transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op zorgvuldige wijze verwerkt, rechtmatige wijze verkregen of verstrekt en altijd transparant in te zien voor relatie.

Grondslag en doelbinding

EasyBroker zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

EasyBroker verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. EasyBroker streeft naar minimale gegevensverwerking.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om EasyBroker taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

EasyBroker gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt EasyBroker voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt EasyBroker afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. EasyBroker controleert deze afspraken jaarlijks.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken relatie zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

EasyBroker honoreert alle rechten van betrokkenen.

Het beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig herzien. De meest actuele versie van het privacybeleid is te vinden op onze website.

Privacyreglement EasyBroker

In dit reglement laat EasyBroker zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de relatie en EasyBroker en staat daarmee altijd als prioriteit op de agenda. EasyBroker heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alleterreinen waar ze actief is. EasyBroker is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1.  Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden. Dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen. Bijvoorbeeld een Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2.  Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen EasyBroker. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen EasyBroker plaatsvinden.

3.  Verantwoordelijke

Het bestuur van EasyBroker is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens EasyBroker worden uitgevoerd.

4.  Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen;
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen;
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken;
  • Verstrekken door middel van doorzending;
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van

 

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd.

EasyBroker     heeft    de    volgende    verwerkingsdoeleinden    en    rechtsgronden    voor persoonsgegevens vastgesteld:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat zoals het verzamelen van gegevens voor het cliënt onderzoek op basis van o.a. de WFT, Mifid (II) of voor de uitvoering van debelastingwet;
  • Om de overeenkomst met de betrokkenen gesloten te kunnen uitvoeren;
  • Het na toestemming van de betrokkene bewerken van persoonsgegevens voor een specifiek doel;
  • Voor marketingactiviteiten en het verbeteren van de dienstverlening van Easy Beheer;
  • Voor het analyseren van de website door bezoekers;
  • Om communicatie en analyse van de communicatie (via NAW en e-mail gegevens) binnen enbuiten EasyBroker mogelijk te

Als persoonsgegevens worden gebruikt voor een ander doeleind dan waarvoor ze zijn verkregen kan dat alleen indien dat andere doeleinde verenigbaar is met het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking bij EasyBroker alleen mag plaatsvinden:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
  • Als de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van EasyBroker of van een derde

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze plaatsvindt. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Ditbetekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneermet geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

EasyBroker zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt EasyBroker alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe EasyBroker dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van EasyBroker en in bepaalde unieke/specifieke processen of registraties in een (eventueel) aanvullend beveiligingsplan.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

 EasyBroker geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5.  Transparantie en communicatie

 Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

EasyBroker informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevensaan EasyBroker geeft, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop EasyBroker met persoonsgegevens om zal gaan. EasyBroker verwijst betrokkene naar dit Privacy reglement.

Verwijdering

EasyBroker bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van EasyBroker taken en wettelijk is voorgeschreven. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigdworden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan EasyBroker te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt. Dit omvat ook inzage van een
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij EasyBroker om dit te
  • Recht van verzet (intrekken toestemming): Betrokkenen hebben het recht aan EasyBroker te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken voor zover dat door de wet is toegestaan en zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen nadat de wettelijke termijnen zijn
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. EasyBroker zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de
  • Recht op gegevensoverdracht: Betrokkenen hebben het recht tot gegevensoverdracht zover de wet zich hier niet tegen

Voornoemde informatie hoeft niet verstrekt te worden indien:

  • De betrokkenen reeds over die informatie beschikt;
  • Het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen;
  • Het verkrijgen of verstrekken van de gegevens uitdrukkelijk is voorgeschreven bij wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing is;
  • De persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim of een statutaire

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowelschriftelijk als via de e-mail of een online webformulier ingediend worden. EasyBroker heeft vier weken de tijd, vanaf de eerste werkdag ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal EasyBroker laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij EasyBroker, of een klacht in te dienen bij de directie van EasyBroker,Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of KifiD. Aan de hand van een verzoek kan EasyBroker aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6.  Plichten van de EasyBroker

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

EasyBroker is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan EasyBroker de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke

verwerkingsverantwoordelijke;

  • De doelen van de verwerking;
  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden EasyBroker past debewaartermijnen toe zoals die o.a. zijn vastgelegd in de Burgerlijk Wetboek, de Wft, Mifid (II) en MiFir.
  • De persoonsgegevens worden beveiligd naar de stand van de techniek. Een algemene beschrijving van de

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. EasyBroker voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG) EasyBroker directie is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. Contact kan opgenomen via e-mail: info@EasyBroker.nl

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zou mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt EasyBroker dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt EasyBroker dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Bij sprake van eventuele datalekken worden geëvalueerd om toekomstige datalekken te voorkomen.

Afsluiting

Als EasyBroker een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van EasyBroker worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het bestuur van EasyBroker.

Disclaimer: Dit document is een eenvoudige en een begrijpbare vertaling van de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Back To Top